ISO 9001:2015 (ГОСТ Р ИСО 9001-2015). Пункт 7.5 "Документированная информация", подпункт 7.5.3 "Управление документированной информацией". Сущность требований и их реализация в СМК. Часть 1

Управление - это целенаправленное влияние на объект с целью его стабилизации или изменения в соответствии с поставленными задачами. В нашем случае под объектом понимается документированная информация. Напомним, к документированной информации системы менеджмента качества (далее - СМК) могут относиться документы (внутреннего происхождения - стандарты организации, регламенты, положения, инструкции, др.; внешнего происхождения - законы, постановления, руководящие документы, ГОСТы, ОСТы, СанПиНы, др.) и записи (журналы, акты, протоколы, отчеты, справки, анкеты, данные информационных автоматизированных систем, др.).

В организации для каждого вида документированной информации, т.е. для каждого документа и(или) записи, должны быть определены требования к доступу, т.е. необходимо определить: кто, когда, в каком виде, на какой срок и т.д. может воспользоваться и каким образом воспользоваться (ознакомление, или ознакомление с разрешением на внесение изменений) конкретной документированной информацией. Например, для документа "Цели в области качества" могут быть определены следующие требования к доступу: все работники организации могут ознакомиться со сканированной копией в корпоративной электронной папке "СМК", доступ к оригиналу действующего и отмененного документа разрешен генеральному директору и заместителю генерального директора по качеству (директору по качеству).

Под пригодностью документированной информации следует понимать возможность ее полноценного использования с точки зрения ее актуальности, ее соответствия реальной деятельности, ее полного и разборчивого содержания в соответствии с установленными требованиями к формату, языку, носителю и др.